Νέες υποχρεώσεις σχετικά με EFT/POS & Ταμειακά Συστήματα (Απόφαση Α.1029/2025)

Σύμφωνα με την πρόσφατη απόφαση Α.1029/07-02-2025 της ΑΑΔΕ

  • Σε περιπτώσεις συναλλαγών που δεν εγκρίνονται ή δεν ολοκληρώνονται μέσω POS, το σύστημά σας πλέον θα απορρίπτει αυτόματα την υπογραφή πληρωμής που έχει δημιουργηθεί εντός 60 ωρών.
  • Οι επιχειρήσεις πρέπει να φροντίζουν για την αυτόματη καταγραφή αυτής της απόρριψης από το ταμειακό τους σύστημα ή το ERP.
  • Οι ετεροχρονισμένες συναλλαγές θα πρέπει να συσχετίζονται με τη Μοναδική Ταυτότητα Πληρωμής εντός 60 ωρών.

Τι πρέπει να κάνετε

  • Ελέγξτε ότι τα Ταμειακά Συστήματα και τα ERP σας είναι συμβατά με αυτές τις διαδικασίες.
  • Ενημερώστε τους εργαζομένους σας για τις νέες διαδικασίες και χρονικά περιθώρια.
  • Επικοινωνήστε με τον τεχνικό υποστήριξης του παρόχου σας, αν απαιτούνται ρυθμίσεις.

Τι ίσχυε μέχρι τώρα (πριν την Α.1029/2025)

Όταν ένας πελάτης πήγαινε σε μια επιχείρηση για να πληρώσει με κάρτα μέσω POS, το σύστημα δούλευε περίπου ως εξής:

  1. Ο πελάτης κάνει αγορά, πάει να πληρώσει με κάρτα.
  2. Το ταμειακό σύστημα (ή ERP) δημιουργεί μια υπογραφή πληρωμής (Token ή Provider’s Signature) για να συνδέσει την πληρωμή της κάρτας με το παραστατικό που εξέδωσε το Ταμειακό.
  3. Εάν η συναλλαγή για κάποιο λόγο δεν εγκριθεί (π.χ. δεν υπάρχει υπόλοιπο στην κάρτα, πρόβλημα δικτύου, λάθος pin κ.ά.), τότε η υπογραφή πληρωμής παρέμενε προσωρινά «ανοιχτή», έως ότου το σύστημα να καταγράψει απόρριψη ή να διορθωθεί.

Μέχρι σήμερα, το χρονικό όριο για να γίνει αυτή η αυτόματη απόρριψη ήταν πολύ μικρότερο ή ασαφές (π.χ. λίγα λεπτά έως λίγες ώρες, ανάλογα το σύστημα), προκαλώντας προβλήματα διαχείρισης για ορισμένες επιχειρήσεις.

Τι σημαίνει πρακτικά «συναλλαγή που δεν εγκρίνεται ή δεν ολοκληρώνεται» μέσω POS

Πολύ απλά, σημαίνει δύο πράγματα:

  • Δεν εγκρίνεται:
    Πας να πληρώσεις, βάζεις κάρτα, και το POS λέει «συναλλαγή απορρίφθηκε» (π.χ. όχι αρκετό υπόλοιπο, πρόβλημα τραπέζης, λάθος κωδικός κλπ).
  • Δεν ολοκληρώνεται:
    Ξεκινάς τη συναλλαγή, αλλά κάτι πάει λάθος στο ενδιάμεσο και η πληρωμή δεν φτάνει ποτέ στο τέλος (π.χ. κόβεται το ρεύμα, το δίκτυο ή παγώνει το σύστημα).

Και στις δύο αυτές περιπτώσεις, το ταμειακό ή το ERP έχει ήδη δημιουργήσει μία Υπογραφή Πληρωμής (Provider’s Signature ή ERP Token), που αναμένει να αντιστοιχιστεί με τη συναλλαγή (παραστατικό). Αυτή η υπογραφή, πλέον, πρέπει να ακυρωθεί αυτόματα μέσα σε 60 ώρες, αν δεν εγκριθεί ή δεν ολοκληρωθεί η συναλλαγή.

Τι αλλάζει τώρα (με την Α.1029/2025)

Η απόφαση δίνει στις επιχειρήσεις ένα συγκεκριμένο και ξεκάθαρο χρονικό διάστημα, 60 ώρες:

  • Μέσα στις 60 αυτές ώρες, αν η συναλλαγή δεν ολοκληρωθεί ή δεν εγκριθεί από το POS, η υπογραφή πληρωμής που έχει ήδη δημιουργηθεί πρέπει να ακυρωθεί αυτόματα από το σύστημα.
  • Αυτή η απόρριψη πρέπει να καταγραφεί από το ταμειακό ή το ERP για να είναι διαθέσιμη σε πιθανό φορολογικό έλεγχο.

Έτσι, αποφεύγονται προβλήματα όπως το να μένουν ανοιχτές ή «κρεμασμένες» συναλλαγές για μεγάλο διάστημα, που μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα με την ΑΑΔΕ (π.χ. αναντιστοιχίες στα myDATA).

Παράδειγμα πρακτικό για να γίνει σαφές

  • Πελάτης έρχεται να αγοράσει προϊόν 100€.
  • Το ταμείο εκδίδει απόδειξη 100€.
  • Ο πελάτης πάει να πληρώσει με κάρτα, το POS ζητάει έγκριση από την τράπεζα.
  • Η κάρτα δεν έχει υπόλοιπο ή κάτι πάει στραβά και το POS λέει «συναλλαγή απορρίφθηκε».
  • Η απόδειξη εκδόθηκε ήδη, και το ταμειακό δημιούργησε μια «Υπογραφή Πληρωμής» για να συνδέσει απόδειξη και πληρωμή με κάρτα.
  • Τώρα, επειδή η πληρωμή απέτυχε, το σύστημα πρέπει μέσα σε 60 ώρες να ακυρώσει την υπογραφή που δημιουργήθηκε για αυτήν τη συναλλαγή.
  • Έτσι, η επιχείρηση δεν θα έχει εκκρεμότητες στο σύστημα, ούτε διαφορές στην ΑΑΔΕ.

Τι πρέπει να κάνουν πρακτικά οι επιχειρήσεις

  • Να διασφαλίσουν πως το λογισμικό τους (ERP ή Ταμειακό) είναι ενημερωμένο και μπορεί να διαχειριστεί αυτό το χρονικό περιθώριο των 60 ωρών.
  • Να γνωρίζουν ότι εφόσον μια πληρωμή με κάρτα δεν ολοκληρώνεται, το σύστημα θα ακυρώνει αυτόματα τη συναλλαγή και θα καταγράφει την απόρριψη.
  • Να είναι ενημερωμένοι ότι πλέον υπάρχει αυτό το αυστηρό χρονικό περιθώριο των 60 ωρών για τη διαχείριση αυτών των ειδικών περιπτώσεων.

Μπορείτε να κατεβάσετε την απόφαση πατώντας εδώ

Από την συγγραφική ομάδα της ProTax Seminars

Απαγορεύεται η αντιγραφή, τροποποίηση, αναπαραγωγή, αναδημοσίευση, διανομή, προβολή ή μετάδοση για εμπορικούς, μη κερδοσκοπικούς ή δημόσιους σκοπούς, στο σύνολο ή σε τμήμα του παρόντος άρθρου της ProTax Seminars, χωρίς την προηγούμενη έγγραφη άδεια της ProTax Seminars.